收入的确认
从上文的介绍，我们会发现一个问题：ERP标准设置是在开票时确认销售收入，而在交货时结转销售成本。系统本身是不保证收入和成本配比的，这主要是因为两者各有支持的原始凭证（发票和出库单）。对于这个问题我们认为：除非是行业特殊性造成的原因，收入和成本的配比，主要应当从流程的角度通过控制开票和交货的时机来解决，比较理想的状态是开票直接指向交货，交货后即时开票或者定期（每天或至少月底）开票。我国的增值税法也要求企业在销售交货之后应当及时开具增值税专用发票。
但是，在有些情况下企业由于种种原因无法实现这种流程上的匹配，就需要一些别的功能和手段来实现这种匹配：<1>在期末执行收入确认程序调整收入。当使用这种方法时，开票时，系统不直接确认销售收入，而是计入递延收入科目：借：应收帐款-客户明细 贷：递延收入 贷：应交税金-增值税-销项（如果是服务业，则没有税金行）。当期末执行收入确认程序时，系统根据预先设定的规则确定当期应确认的收入，做分录如下：借：递延收入 贷：主营业务收入 。具体的规则可以是根据实际交货或确认的服务，也可以是根据期间分配收入（如长期合同的收入）。<2>类似的处理是在交货时不结转成本，而是先计入递延成本，当实际开票时将递延成本确认为产品销售成本。<3>对于客户项目来说，收入和成本是通过项目定期的结果分析计算出来的，而不是开票以及成本的原始凭证决定的，两者之间的差额通过调整预提和存货等科目实现。关于项目管理和结果分析我们将在项目管理的相关章节中介绍。
其他还有一些方法，比如走寄售流程，或者建立客户虚拟库，但是这些方法一方面会增加操作的步骤和复杂程度，另一方面也曲解了业务本身，变成了为了会计处理而改变业务流程，有点得不偿失。
最后，仍然想重申的是：除非真正源自行业的特殊性，否则应尽量考虑从流程的角度解决这个问题。毕竟实施ERP的目的之一是简洁流畅清晰的企业运作，舍弃一些模糊混乱带来的“好处”是值得的。
销售发货
销售定单的交货是销售定单执行的一个环节，通常会先于开票环节。在ERP中交货是一个多步骤的过程，包括交货单（交货申请），拣配，包装，装载，装运和发货过帐等步骤。其中大多数步骤属于物流管理的范畴，好的ERP软件提供了整个交货过程的全程监控，包括交货期管理，自动确定装运点等等功能。
从财务会计的角度集成出现在发货过帐这个步骤，此时系统通过库存管理模块的自动记帐功能，生成了会计分录，更新了总帐。一般我们配置自动记帐功能时，让系统生成如下分录：借：产品销售成本 贷：存货。存货的计价既可以是标准成本，也可以是移动平均价或个别认定的批次成本。但是对于制造型企业来说，由于实际成本必须在月末才能得到，而发货是实时的，所以此时一般应使用标准成本，到月末再根据实际成本重估库存和产品销售成本。
图二中“销售发货”标签指向的箭头就代表了这种集成。同时可以发现销售发货本身是销售模块和库存管理模块的一个集成点，它是由仓储部门完成的，实现的又是销售业务的一个步骤。
采购收货
采购定单的收货是采购定单执行的一个环节，通常会先于发票校验。和销售发货类似，采购收货本身是采购和储运部门的共同职责，同时系统通过自动记帐功能，生成会计凭证。一般手工或简单会计软件的记帐，要求收货要等到收到发票以后再入帐，如果月末发票未到就暂估入帐。这样做是为了方便会计工作，但是一方面这样容易造成库存帐实不符，另一方面虽然平时的工作简化了，但是却增加了期末的核对工作。ERP系统是一个实时的系统，同时又讲究帐实相符和集成。因此它采取了收货和发票校验两个业务都记帐，两者通过商品采购（或称为“货或发票未到”）科目对清，同时还能完成三单匹配（指采购定单，收货和发票校验）的内部控制机制。关于采购收货的系统自动帐务处理我们在下一小节发票校验中一起介绍。
发票校验
发票校验功能充分显示了ERP系统的高度集成性，图2中是以“发票校验”标签指向的箭头表示的。该功能从采购模块的采购定单和收货中获取信息。当发票校验完毕并过帐时，数据被自动传入财务会计模块。在发票校验时很重要的一点是参照采购定单和收货单，这样系统可以自动检查发票的内容，单价并计算准确性。当发票过帐时，系统会在供应商的帐户上创建一条未清项，它会在财务会计的付款业务中被结清。在配置系统时我们还可以规定每个系统操作者能够处理的最大发票金额。
输入发票
输入发票时可以有三种选择：
<1>参照采购定单。此时我们只需要输入采购定单号。系统会自动建议发票的数量，金额，税率和付款条款（指到期日和现金折扣比率）。因为实际收到的发票可能和这些缺省值有差异，所以缺省值是可以更改的。当我们输入发票时系统会通知我们这些差异。我们可以设置对于单条发票行的差异的容差。如果差异小于容差，它们将被系统接受。如果它们大于容差，我们将收到系统的警告信息，通知我们检查该发票，但是仍然可以过帐。如果容差的上限被超出了，这张发票仍可过帐，但是对它的付款将被冻结。只有当财务会计通过另外一个操作释放这张发票后，这张被冻结的发票才可以被结算。当我们过帐发票时，系统将自动生成会计凭证。
<2>参照采购收货单。此时应付帐款会计输入收货单号，系统查找并建议相应的数据。每笔收货单都将被这样结算。当然我们也可以输入采购定单号，系统会帮助查找此采购定单相关的收货单。
<3>不做参照。最后也可以不参照任何凭证输入发票，这时可以手工输入发票项，分别计入总帐，存货或固定资产。
财务会计过帐
采购收货和发票校验完成后都会在系统中自动生成会计凭证，科目可以在系统配置时预先设定。自动记帐的科目和金额的处理受到存货计价方法和收货与收发票的先后次序等因素影响。具体规则如下：
Ø ERP系统有两种典型的存货计价方法：标准成本和移动平均价。
Ø 如果发票晚于收货，根据存货计价方法的不同自动记帐的科目和金额会有所不同：
如果是标准成本法，价差将计入发票价差科目。价差包括收货时标准成本和采购定单价格的差异，也包括发票校验时采购定单价格和发票价格的差异。
如果是移动平均价，收货时直接按采购定单价格计入存货价值。收发票时的价差，如果库存充足则直接更新库存价值，如果库存低于发票数量，则按比例一部分更新库存价值，一部分计入发票价差科目。
Ø 如果发票早于收货，那么收发票时按发票金额计入商品采购科目，
如果采用标准成本法，收货时价差计入发票价差科目。
如果采用移动平均价，收货时按发票金额更新库存价值。
这些规则听起来有点复杂，但主要是因为各种情况的排列组合比较多，所以只要看看下面的具体例子就很好理解了。
[举例一] 标准成本法/先收货
收货 : 数量: 100件
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科目 |
收货 |
发票校验 |
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存货 |
120+ |
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发票价差 |
10+ |
6- |
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商品采购 |
130- |
130+ |
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应付帐款-供应商明细 |
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124- |
物料记录:
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数量 |
金额 |
标准成本 |
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100件 |
120元 |
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收货后 |
200件 |
240元 |
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收发票后 |
200件 |
240元 |
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[举例二] 移动平均法/先收货/库存充足
收货 : 数量: 100件
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科目 |
收货 |
发票校验 |
|
存货 |
130+ |
6- |
|
商品采购 |
130- |
130+ |
|
应付帐款-供应商明细 |
|
124- |
物料记录:
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|
数量 |
金额 |
移动平均价 |
|
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100件 |
120元 |
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收货后 |
200件 |
250元 |
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收发票后 |
200件 |
244元 |
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[举例三] 移动平均法/先收货/库存不足
收货 : 数量: 100件
领用: 数量: 120件
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科目 |
收货 |
发票校验 |
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存货 |
130+ |
8+ |
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发票价差 |
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2+ |
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商品采购 |
130- |
130+ |
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应付帐款-供应商明细 |
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140- |
物料记录:
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数量 |
金额 |
移动平均价 |
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100件 |
120元 |
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收货后 |
200件 |
250元 |
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领用后 |
80件 |
100元 |
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收发票后 |
80件 |
108元 |
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[举例四] 移动平均法/先收发票
收货 : 数量: 100件
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科目 |
发票校验 |
收货 |
|
存货 |
|
124+ |
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商品采购 |
124+ |
124- |
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应付帐款-供应商明细 |
124- |
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物料记录:
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|
数量 |
金额 |
移动平均价 |
|
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100件 |
120元 |
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收发票后 |
100件 |
120元 |
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|
收货后 |
200件 |
244元 |
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