关键字：ERP实务|业务流程|出货流程

出货流程是ERP系统中相对来说，比较简单的一个流程。但是，说其简单，其实，也不是很简单，其里面还是有很多细节的东西要注意。不然的话，还是会在阴沟里翻船的。下面，我结合一个客户的出货流程，来谈谈在ERP系统中，出货流程中经常会出现的问题及常见的错误。

　　下图，是该客户的出货流程图。我将结合这张流程图来讲解出货流程。我这个客户，有专门的物流部门追踪出货的事情，可能跟有些企业的出货流程稍微有点区别，但是，基本上是换汤不换药。

　　一、 物流部门追踪出货需求。

　　在这家客户，物流部门的主要作用就是跟踪定单的生产进度及商品检验。在ERP系统中，有些报表，可以帮助物流用户来追踪定单的进度。如系统提供了定单预计出货表，这份定单就提供了系统中所有未出货的定单明细(包括只出了一部分货的销售定单)。用户还可以根据预计的出货日期，来生成具体的报表。

　　物料部门根据预定的出货需求，在系统里生成出货通知单。在定单预计出货表中，用户可以根据客户来区分，也可以只按日期来区分。但是，在出货通知单上，必须按照客户来生成。因为系统会根据客户的基本信息，做一些判断与控制动作。用户在生成出货通知单的时候，我建议用户通过销售定单转出货通知单的功能，来完成出货通知单的生成工作。在系统中，可以把同一个客户的不同定单合并成一张出货通知单。但是，不能把不同客户的定单合并成一张出货通知单。

　　上面我说过，出货通知单会根据客户的基本信息做一些判断，主要的判断动作就是该客户的信用额度与付款条件。

　　若该客户有信用额度管理，并且，在开立出货通知单的时候，该客户的信用额度已经用完了，则系统就会提示用户，该客户的信用额度已经满了。该出货通知单不能够生成或者只显示警告信息。

　　最佳实践：

　　在出货通知单级别上，信用额度的控制，可以选择出货通知单不能生成或者只显示信用额度不足的警告信息。但是，根据我的项目经验，我觉得在这个级别上，信用额度的控制，最好只显示警告信息，提醒物流人员去通知业务员，让他们去督促客户尽快付清以前定单的货款，否则的话，会影响这笔定单的发货。因为，根据企业的不同需求，出货通知单可能提前一个星期甚至一个月就发出去了。在这个间隔时间里，客户是有时间付款的。

　　付款条件的控制，主要指的是有预付款的销售定单。若某个客户的销售定单上的付款条件为预付款，则该定单的出货通知单在生成的时候，会判断该销售定单对应的付款单有没有。若没有付款单，则根据系统的设置，可以拒绝生成出货通知单或者给出错误提示。

最佳实践：

　　我个人认为，此处的付款条件管理不要太严格，只需要设置警告提示就可以了。因为在出货通知单到真正出货时，往往还有比较长的时间。这个地方，只需要提醒物流人员，有这个事情就可以了。让他们不要忘了去提醒业务员，去督促客户付款，不然会影响定单的出货。

　　另外，请注意，我在上面语句的描述中，用的是“定单里设置的付款条件”，而不是客户基本信息里设置的付款条件。也就是说，这里是根据定单中设置的付款条件来判断。若在客户基本信息处设置的付款条件与定单处设置的付款条件不一致的话，以销售定单为准。

　　付款通知单打印出来之后，物流人员拿给业务员签字确认，并告知一些相关信息，如上面提到的因信用额度或者付款条件的原因，会不会影响其最终的出货。

　　二、 业务人员确认出货需求。

　　当出货通知单到达具体的业务人员那里，业务员要根据实际情况，对出货需求进行确认。若确认无误后，签字确认后交给物流人员签字。

　　我们现在走的是书面确认过程。从图中可以看出，物流人员要把出货通知单打印出来，然后交给业务员书面确认，然后物流人员再在系统里进行确认。然后，再把出货需求发给仓库部门，让他们准备出货。

　　除了书面确认流程之外，系统还提供了电子确认流程。在系统中，物流人员做好出货通知单，点一下窗口上的确认按钮。出货通知单就会发给我们预先定义好的业务员。可以通过邮件或者即时消息的方式，通知他们已经有出货通知单了，要他们进行审核确认。他们在系统中经过确认后，就不需要物流人员进行审核了。系统可以直接发给仓库，让他们按出货通知单准备出货。不过，这里要注意一点，若业务员在确认的过程中，发现出货通知单有错误，需要修改的时候，则又要重复以上的流程了。

　　最佳实践：

　　从上面的叙述看，电子确认流程比书面确认流程省事好多。单据不用打印出来，分到业务员手里一个一个的签字确认。那不是省事很多呢?

　　不错，电子确认的效率确实比书面确认的效率要高。不过，我建议，我们在刚开始使用的时候，不要心急，还是先采用书面确认流程。等系统应用的熟悉了，再走电子确认流程。这可以实现系统的平稳过度。

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